HOME>特集>メリットとデメリットを知っておくべきでしょう

どういうメリットがあるのか

オフィスで大量の文書を保管しているというところもあります。しかし保管をするともなると場所を取ってしまいますし、再度チェックをしたい場合に大量の文書の中から欲しいものを探すというのは大変です。保管をするべきものを電子化してしまえば、検索をするだけで取り出すことができますし、劣化をすることもありません。保管場所を確保しなければいけない、ということもなくなってきます。

デメリットを知ろう

文書を電子化するというのはメリットばかりではありません。保管をしているハードディスクが故障をしてデータを取り出すことができなくなる可能性もあります。また停電をした際など利用をすることができなくなるというデメリットがあります。

対策を考える

今は医療機関でもカルテを電子化していることが多いです。災害時には電子カルテが使えないということもあるので、パニックに陥ることもあります。文書はデジタルなものを紙ベースの両方を使い分けるのが好ましいということがあります。

オフィスで利用する場合

オフィスでの文書であれば、電子化をする際に専門業者に依頼をするということもあるでしょう。しかし大量になければ自社で対応をすることができます。一度にたくさん処理をすると大変なので、少しずつでも処理をしていくとよいでしょう。

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